Чтобы спланировать день, сначала посчитайте свободное время: вычтите встречи, обычные обязанности, еду, паузы и запас на неожиданности. Затем выберите задачи, которые в него помещаются, и определите результат каждой. Если задач больше, чем часов, часть придётся перенести, сократить или обсудить с теми, кто ждёт результат.
Допустим, на сегодня намечены отчёт, предложение клиенту и час обучения. Впереди девять часов, кажется, хватит. Но после двух встреч, переписки, обеда и пауз на эти три пункта остаются три с половиной часа. Ошибка появляется ещё до начала работы: в расписание записано больше, чем оно вмещает.
Разберём такой день по минутам, а затем добавим в него срочную задачу. Все числа ниже относятся к вымышленному учебному примеру. Это не результаты клиента и не рекомендуемая всем норма.
Скачать шаблон плана дня в PDF
Один лист A4 для печати: расчёт времени, выбранные результаты, расписание и короткий вечерний разбор. Регистрация не нужна.
С чего начать планирование дня
Откройте календарь и список дел. Если задачи пока разбросаны по чатам и заметкам, сначала соберите и разберите их в одном месте. Для сегодняшнего плана нужен список понятных действий, из которого можно выбирать.
Сначала запишите обязательства с конкретным временем. Встреча в 11:00 уже занимает место, даже если вы не внесли её в список. Дорога, подготовка к звонку и необходимость забрать ребёнка тоже меняют доступное время.
Обозначьте границу дня. Например: «Рабочие дела заканчиваю в 18:00». Иначе любой пункт, который не поместился, незаметно переедет в вечер. Для личного плана такой границей может быть время ужина или начала подготовки ко сну.
Шаг 1. Посчитайте, сколько времени действительно свободно
Возьмём рабочий промежуток с 09:00 до 18:00. Это девять часов, включая обед. До выбора больших задач вычтем то, что уже займёт день.
| На что уйдёт время | Минуты |
|---|---|
| Две встречи по 45 минут | 90 |
| Обед | 60 |
| Переписка и обычные рабочие обязанности | 90 |
| Две паузы по 15 минут | 30 |
| Планирование утром и завершение работы вечером | 30 |
| Всего занято | 300 |
После этого остаётся 240 минут. Оставим ещё 30 на неожиданности. На выбранные проектные задачи остаётся 210 минут: 3 часа 30 минут.
Для своего плана используйте ту же арифметику:
Время на выбранные задачи = весь доступный промежуток − обязательные дела и паузы − резерв.
Считайте каждый отрезок один раз. Если дорога уже входит в календарный блок встречи, повторно вычитать её не нужно. Если получилось отрицательное число, конфликт уже есть среди обязательств. Сначала разберитесь с ним, прежде чем добавлять новые задачи.
Полчаса запаса в примере выбраны для расчёта. При дежурстве, работе с клиентами или уходе за близкими неожиданности могут занимать гораздо больше. Несколько дней записывайте, сколько времени на них ушло, и опирайтесь на собственные наблюдения.
Шаг 2. Выберите результаты, которые помещаются
Теперь сравним желания с доступными 210 минутами.
| Что хотелось сделать | Оценка времени | Решение на сегодня |
|---|---|---|
| Подготовить отчёт к отправке | 120 минут | Оставить |
| Написать черновик предложения клиенту | 90 минут | Оставить |
| Пройти урок курса и сделать упражнение | 60 минут | Выбрать другое окно |
| Итого хотелось | 270 минут | На 60 минут больше доступного |
В этом примере отчёт и предложение нужны сегодня, а у урока нет сегодняшнего срока. Поэтому переносим обучение. В другой ситуации приоритеты могут быть обратными: сначала уточните последствия и договорённости. Если всё кажется одинаково срочным, поможет матрица Эйзенхауэра.
Формулировка результата должна подсказывать, когда можно остановиться. Вместо «заняться отчётом» запишите: «Сверить цифры за сентябрь, написать выводы и отправить файл руководителю». Вместо «учить английский»: «Прочитать один текст и разобрать незнакомые слова».
Для оценки времени вспомните похожую выполненную работу. Если прошлый отчёт занял два часа, ставить на новый двадцать минут стоит только при понятном изменении объёма. Если задача совсем новая, запланируйте сначала ограниченный этап: например, за полчаса разобрать требования и оценить остальное.
Точного числа задач на день нет. Одна задача на три часа и шесть поручений по пять минут требуют разного расписания. Сначала проверьте продолжительность, затем количество пунктов.
Шаг 3. Соберите расписание дня
Распределим выбранные дела между встречами. Отчёту нужны два подхода: 75 и 45 минут. Предложению клиенту отдадим отдельные 90 минут.
| Время | Что делать |
|---|---|
| 09:00–09:15 | Проверить календарь и выбрать результаты дня |
| 09:15–10:30 | Отчёт: собрать и сверить цифры |
| 10:30–10:45 | Пауза |
| 10:45–11:30 | Первая встреча |
| 11:30–12:15 | Почта и текущие обязанности |
| 12:15–13:00 | Отчёт: дописать выводы и отправить |
| 13:00–14:00 | Обед |
| 14:00–15:30 | Черновик предложения клиенту |
| 15:30–15:45 | Пауза |
| 15:45–16:30 | Вторая встреча |
| 16:30–17:15 | Почта и текущие обязанности |
| 17:15–17:45 | Резерв |
| 17:45–18:00 | Завершить работу и записать следующий шаг |
Длины блоков здесь продиктованы примером. Если 75 минут подряд сейчас слишком много, разделите подход на более короткие части и заново учтите паузы. Для этого можно попробовать технику помодоро. Дополнительные перерывы тоже занимают время.
Резерв в конце расписания позволяет сдвинуть часть дел, если раньше что-то затянется. Но он не освобождает вас от встречи в середине дня. Проверяйте и общую сумму минут, и возможность поставить конкретную задачу в конкретное окно.